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ERP-Software lohnt sich auch für den Mittelstand, wir erläutern die Hintergründe

Köpfe, Kohle, Kompetenz – Warum der ERP-Einsatz im Mittelstand schwächelt

Der Ansatz, Geschäftsbereiche zu verknüpfen, bereichsübergreifende Prozesse zu definieren und das Ganze mit einer individuell angepassten Software zusammenzufügen – kurz: Industrie 4.0 – wird die Unternehmen und speziell auch den Mittelstand künftig immer stärker prägen.

Genau an dieser Stelle kommen aktuelle und leistungsstarke ERP-Systeme zum Zuge. Im InEchtZeit-Blog haben wir beschrieben, wie bereits eine Mehrzahl der großen Unternehmen ab 250 Mitarbeitern irgendeine Art von ERP-System nutzen. Bei KMU, also dem Mittelstand, dagegen verläuft die Entwicklung bislang schleppend. Für Kleinunternehmer mangelt es natürlich oft an der Notwendigkeit, denn ohne langwierige und bereichsübergreifende Prozesse gibt es wenig Nachfrage nach einer digitalen Unterstützung.

In der Tat gäbe es bei vielen Mittelständlern jedoch diesen Bedarf und trotzdem lahmt die Digitalisierung an der Stelle. Woran liegt das?

Kleine Unternehmen – wenige Mittel große ERP-Projekte

 

ERP-Einführung bindet Ressourcen

Ein großes Problem für den Mittelstand ist der beträchtliche Eingriff, den eine ERP-Einführung mit sich bringt. Im Gegensatz zur Implementierung kleinerer, spezialisierter Software erfordern ERP-Systeme ein umfangreiches Einführungsprojekt mit Anforderungsanalyse, langwieriger Planung und notwendigen Übergangsphasen. In dieser Zeit sinkt logischerweise die normale Unternehmensperformance, denn Ressourcen müssen in ein Projekt investiert werden, das sich erst langfristig rentieren kann. Auch bei guter Planung sind Unsicherheiten nicht zu vermeiden und viele Mittelständler haben Ängste, ihren operativen Betrieb länger als nötig zu gefährden.

Personelle Möglichkeiten im Mittelstand

Ein weiterer Punkt sind die geringeren Personalkapazitäten von KMU. Diese stellen einerseits einen zusätzlichen Risikofaktor dar – unerwartete Krankheitsfälle von Schlüsselpersonen können beispielsweise sofort projektgefährdend sein – andererseits erschweren sie den Wissensaufbau. Mit der ERP-Einführung ist ein Wissenstransfer zu den Mitarbeitern verbunden, der auf möglichst viele Schultern verteilt werden sollte, um auch bei Personalabgängen kein Wissen über strukturelle Prozesse zu verlieren.

Hersteller von ERP-Systemen

Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist außerdem die Anbieterseite. Zwar gibt es grundsätzlich extrem viele Anbieter auf dem Markt, aber nicht alle erfüllen die Anforderungen, die im deutschen Mittelstand benötigt werden oder sie sind für einen solchen Unternehmer schlichtweg nicht bezahlbar. Hier gilt es, die vorhandenen ERP-Systeme weiterzuentwickeln und mit den Anforderungen des Marktes abzugleichen, denn auch abseits der Großkonzerne lassen sich für ERP-Hersteller ertragreiche Nischen finden. Ohne externe Unterstützung ist die adäquate Auswahl des richtigen Produktes auf dem stark bevölkerten Markt momentan aber sehr schwierig.

Zwar gibt es Initiativen, wie das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, die Informationen und Unterstützung anbieten, doch deren Existenz ist nicht jedem Mittelständler bekannt und auch mit Hilfe externer Partner muss eine grundlegende Bereitschaft auf Seiten der Unternehmer bestehen, die eigenen IT-Prozesse zu modernisieren.

Mit InEchtZeit in die digitale Zukunft

Als Unternehmen aus dem Mittelstand sollten Sie bei grundlegendem Interesse auf jeden Fall die Entwicklungen auf dem ERP-Markt im Auge behalten, Erfahrungsberichte einholen und sich vor einer Einführung beraten lassen. Das kann sowohl die Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse an sich als auch die Möglichkeit zu deren Integration und Digitalisierung betreffen.

Bei diesen Aufgaben stehen Ihnen unsere ERP-Experten gern zur Seite – ob es um Prozessoptimierung, Anforderungsanalyse oder Betreuung des Einführungsprojektes geht und auch bei der Auswahl des richtigen Anbieters können wir Sie gern beraten. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Im modernen Personalwesen kommt zunehmend ERP-Software zum Einsatz

ERP-Software im Personalwesen – Der Mensch in der Maschine

Welcher Mitarbeiter ist für das kommende Projekt verfügbar? Welche Qualifikationen werden im Unternehmen noch benötigt? Ist es sinnvoller, aktuelle Mitarbeiter weiterzubilden oder neues Personal anzuwerben?

Mit all diesen Fragen beschäftigt sich das Personalwesen – je nach Gusto auch Personalwirtschaft oder Personalmanagement genannt. Es gilt als einer der essenziellsten Unternehmensbereiche, denn oft wird eine erfolgreiche Unternehmensperformance nur durch qualifizierte Mitarbeiter möglich gemacht.

Auf der anderen Seite ist gerade dieser Bereich sehr stark reglementiert – besonders in Deutschland. Urlaubszeiten, Personaldatenverwaltung und vor allem natürlich Lohnbuchhaltung – für all diese Punkte gibt es detaillierte gesetzliche Vorschriften und Regelungen, die beachtet werden müssen. Das führt dazu, dass zahlreiche eigenständige Softwareprodukte existieren, von der Lohnbuchhaltung im Speziellen bis zum Personalwesen im Allgemeinen.

Lohnt sich aber ein Personal-Modul fürs eigene ERP-System trotzdem oder kann man hier getrost der Spezialsoftware vertrauen?

All-Inclusive oder Abenteuerurlaub?

Für beide Sichtweisen gibt es gute Argumente. Spezialsoftware fürs Personalwesen kann aufgrund ihrer genauen Ausrichtung oftmals einzelne Aufgaben besser erfüllen, aber vor allem wird sie in der Regel schneller an gesetzliche Änderungen und neue Vorschriften angepasst.

Doch die eigentlich wichtige Frage ist, wie man die Daten des Personalwesens mit dem Rest seiner Softwareinfrastruktur verbinden kann. Denn ein Mitarbeiter kann als hervorragendes Beispiel für die Verknüpfung von Unternehmensbereichen herhalten – er ist die Spinne im ERP-Netz. Ob die Ressourcenplanung für ein anstehendes Projekt durchgeführt wird oder nachvollzogen werden soll, wer wann eine Bestellung getätigt hat.

Fast alle Unternehmensbereiche sind auf die eine oder andere Weise mit den eigenen Mitarbeitern und damit auch mit dem Personalwesen verknüpft – eine Chance, die man nutzen kann.

Wählt man also keine im ERP-System integrierte Lösung, sind diese Informationen zunächst einmal nicht mehr so leicht zugänglich und eventuell vorhandene Synergieeffekte gehen verloren. Alternativ kann man sich natürlich für eine Anbindung per Schnittstelle entscheiden, mit der die Daten an die restliche Unternehmenssoftware geknüpft werden, was aber wiederum ganz eigene Probleme mit sich bringt.

Je nach Software (auf beiden Seiten) und den Anforderungen des Unternehmens muss eine individuelle Lösung als Schnittstelle entwickelt und zumeist auch künftig auf aktuellem Stand gehalten werden, was Aufwand und/oder Kosten verursacht. Zudem erhöht jede angebundene Software die Ausfallwahrscheinlichkeit des Gesamtsystems oder könnte eine Sicherheitslücke darstellen, was besonders bei den im Personalwesen kritischen Informationen sehr gefährlich ist.

Die unternehmerische Entscheidung für oder gegen eine nicht integrierte Personalverwaltung ist daher immer ein Trade-off zwischen den Fähigkeiten der entsprechenden Spezialsoftware im Vergleich zur ERP-integrierten Variante und den damit verbundenen Kosten und Risiken.

ERP – Connecting people! Lösungen im modernen Personalwesen

Dabei sind die Mehrwerte eines integrierten Personalwesens enorm und das gilt nicht nur für weiche Faktoren, wie die Förderung des prozessualen Denkens der Mitarbeiter.

  • Beispielsweise kann direkt bei der Personaleinsatzplanung auf hinterlegte Informationen wie etwa die Urlaubsplanung zurückgegriffen oder notwendige Qualifikationen fürs Projekt mit den Fähigkeiten der Mitarbeiter abgeglichen werden.
  • Nutzt ein Unternehmen flexible Arbeitszeiten, ist es möglich, die Zeiterfassung zu integrieren oder Reisekosten direkt dem richtigen Mitarbeiter zuzuordnen und korrekt zu verbuchen. Dasselbe gilt auch für künftiges Personal.
  • Für eine effizientere Personalentwicklung können Seminare und Fortbildungen direkt im System beantragt und entsprechend eingeplant werden.
  • Auch ein angeschlossenes Bewerberportal, in dem Bewerber vorgefertigte Fragebögen ausfüllen und Dokumente wie ihren Lebenslauf hochladen können, ist denkbar.

Die Möglichkeiten, gut verwaltete Informationen nutzbar zu machen, sind schier unbegrenzt!

Eine gut organisierte Personalverwaltung kann wirkungsvolle Synergieeffekte auslösen, die Controllingmöglichkeiten verbessern und die Unternehmensperformance insgesamt erhöhen. Ob dafür eine eigenständige Software oder ein integrierter Bestandteil eines ERP-Systems genutzt wird, ist dabei stets eine individuelle Entscheidung, die sich immer nach der konkreten Situation eines Unternehmens, der Personalintensität sowie persönlichen Präferenzen richtet.

Wenn Sie mehr rund ums Thema Personalmanagement in ERP-Systemen erfahren möchten, freuen wir uns über Ihre Nachricht.

Geschichte der ERP-Systeme – Vom Mainframe bis in die Cloud

Die Geschichte der ERP-Systeme

ERP-Systeme sind heutzutage ein essentieller Bestandteil in der IT-Infrastruktur von Unternehmen. Sie helfen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und effizient zu verwalten.

Im Idealfall sind sie flexibel, skalierbar, mit den nötigen Schnittstellen ausgestattet und bilden auf diese Weise die komplette Anforderungs- und Prozesslandschaft eines Unternehmens in digitaler Form ab. Doch dieser umfassende Anspruch wurde erst mit der Zeit entwickelt. Tauchen wir ein in die wechselvolle Geschichte der ERP-Software.

Vom Mainframe bis in die Cloud, ERP-Software im Zeitverlauf

 

  • 60er Jahre: MRP als Pionier der Branche

    Die moderne Fabrikproduktion nahm zu und das Computing wurde geboren. Das führte dazu, dass die Produktion und die Kundenanforderungen besser gesteuert und ausgeglichen werden mussten. Dadurch entstand Software, die als Material Requirements Planning – oder MRP bekannt ist.

    Diese frühen Rechenprogramme halfen, die Fertigung, den Einkauf und die Lieferung zu planen. Sie ermöglichten den Unternehmen, ihre Bestände niedrig zu halten, was wiederum die Menge an gebundenem Geld reduzierte.

  • 70er Jahre: Die Zeit der Großrechner

    Bis 1975 war die MRP-Software in wenigen hundert Unternehmen im Einsatz. Sie war nur für die großen Hersteller erschwinglich und lief auf leistungsstarken Mainframe-Computern.

    Zu dieser Zeit entstand Business-Software, die in Echtzeit funktionierte. Gleichzeitig entwickelte sich der Bereich des rechnergestützten Finanzmanagements, der jedoch von anderen Systemen isoliert war.

  • 80er Jahre: Der Sprung zum MRP II

    In den achtziger Jahren entwickelten sich MRP’s in ihren Fähigkeiten immer weiter und wurde später zu dem, was man MRP II oder Manufacturing Resource Planning nannte. Es kamen weitere Fertigungsprozesse und eine größere Leistungsfähigkeit hinzu, insbesondere im Bereich der Kapazitätenplanung.

  • 90er Jahre: Die Geburt des ERP-Begriffs

    In den 1990er Jahren wurde das Akronym ERP – für Enterprise Resource Planning – erstmals eingesetzt. Geprägt von der Gartner-Gruppe, beschrieb es Software, die MRP und MRP II um Funktionalitäten wie Engineering, Finanzen und Rechnungswesen, Personal- und Projektmanagement erweiterte.

    Der drohende Y2K-Computerfehler und die bevorstehende Einführung des Euro bewegte viele Unternehmen dazu, ihre ERP-Software noch vor dem Jahr 2000 zu aktualisieren oder komplett neue ERP-Systeme einzuführen und damit einen zwingend nötigen weiteren Digitalisierungsschritt zu unternehmen.

  • 2000er Jahre: Die Entwicklung zum Komplettsystem

    Zu den Erweiterungen ab dem Jahr 2000 gehörten die Integration von Supply Chain Management, Customer Relationship Management und Business Intelligence. Parallel dazu entwickelte sich in den frühen 2000er Jahren die Interaktion über mobile Geräte und es entstanden verlässliche webbasierte Funktionalitäten.

  • Heute: Mobil und in der Cloud

    Heute sind ERP-Systeme sehr weit fortgeschritten, hochflexibel und skalierbar. Sie sind oft cloud-basiert und ermöglichen über einen Webzugriff auch auf mobilen Endgeräten einen vollen Funktionsumfang und damit ein ortsunabhängiges Arbeiten. Moderne ERP-Lösungen beschränken sich nicht nur auf Fertigungs-, Lieferketten-, Finanz- und Rechnungswesen, sondern auch auf andere Bereiche.

    Die heutigen ERP-Systeme erlauben auch komplexe Berichterstattung, Vertriebs- und Marketingautomatisierung, CRM, E-Commerce sowie Service- und Garantiemanagement.

Und was kann Ihr ERP-System?

Unternehmen aller Größen und aus jeder Branche können von ERP-Systemen profitieren. Ob smartes ERP oder KI-ERP, wir von InEchtZeit verfolgen auch in Zukunft alle Trends aus dem ERP-Bereich und beraten Sie gerne für Ihre persönliche und maßgeschneiderte Lösung.

ERP-Systeme, wie z.B. SAP, bilden die Basis der Unternehmenssoftware

ERP-Systeme – Das Rückgrat der Unternehmenssoftware

ERP-Systeme sind in aller Munde – 2015 nutzten in Deutschland über 91% der Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern derartige Software, wobei die Dienstleistungsbranche dem produzierenden Gewerbe etwas hinterherhinkt. Deutschland gilt als sehr ERP-freundlich, nicht zuletzt, weil SAP als deutsches Unternehmen mit ca. 25% weltweiter Marktführer ist.

Grund genug, sich näher mit diesem Thema zu beschäftigen. Was genau ist ein ERP-System, lohnt sich auch für Mittelständler eine Anschaffung und an welchen Anbieter sollte man sich wenden? Diese und weitere Fragen beantwortet unser InEchtZeit-Blogartikel.

E – R – Was?

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“, bezeichnet also die unternehmerische Aufgabe, alle vorhanden Ressourcen in den Unternehmensprozessen möglichst effizient einzuplanen. Dazu wird das Unternehmen mit all seinen relevanten Abläufen und Kennzahlen abgebildet.

Durch die Verknüpfung und Integration aller Prozesse und Bereiche in einem System, können Prozesse gesteuert und optimiert werden. Da sie nach der vollständigen Integration das zentrale verknüpfende Element ist, gilt diese Software für ein Unternehmen auch als Wirbelsäule, Herzstück, Skelett oder wahlweise eine andere Metapher, die „sehr sehr wichtig“ ausdrückt. Als Keimzelle gelten Material Resource Planing-Systeme in den 60er Jahren, die sukzessive um andere Bereiche erweitert wurden.

Ein ERP-System – Was kann es und was kostet es?

Wie bei jeder strategischen Entscheidung müssen auch bei der Anschaffung eines ERP-Systems Vor- und Nachteile abgewogen werden. Gerade für größere Unternehmen, in denen Prozesse komplexer und Kommunikationswege länger werden, kann die richtige Unternehmenssoftware enormes Potential entfalten.

Arbeitsweisen werden vereinheitlicht, unnötige Schnittstellen vermieden und schnellerer Informationsaustausch ermöglicht. Diese Leistungen haben natürlich einen Preis. Neben oft sehr hohen monetären Kosten, bedeutet ein neues ERP-System auch inhaltlich und organisatorisch meist einen großen Einschnitt. Unternehmenssoftware ist sehr komplex und die Mitarbeiter müssen entsprechend geschult, sowie die Infrastruktur mit dem neuen System abgestimmt werden. Außerdem bedeutet dieser Schritt eine gewisse Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter, denn die Software muss, um effektiv zu funktionieren, aktuell gehalten werden.

Im Durchschnitt sind einmal implementierte Systeme 7,4 Jahre im Einsatz, oft aber auch deutlich länger. Das erfordert natürlich laufenden Arbeitsaufwand, sowohl vom Unternehmen als auch vom ERP-Entwickler.

Aber ich bin Mittelständler!

SAP ist Marktführer im Markt der ERP-Systeme

SAP, Marktführer unter den ERP-Systemen.
Bildquelle: Original von Marc Smith (CC BY 2.0), Bild bearbeitet

Zwar gibt es mit SAP, Oracle oder Infor einige Dickschiffe auf dem ERP-Markt, aber mittlerweile liegen auch Lösungen vor, die sich nicht nur an Großkonzerne richten. Allein in Deutschland existieren Schätzungen zufolge über 300 Anbieter. Dementsprechend gibt es auch für kleinere Unternehmen ERP-Entwickler abseits der „Großen“, die sich eher an KMUs und deren individuelle Ansprüche richten oder auch nur einzelne Module für bestimmte Unternehmensbereiche anbieten.

Das Gebiet ist so weit und die Anbieter und Möglichkeiten so divers, dass die Antwort auf die Frage, ob ein ERP-System sinnvoll ist, lautet: „Kommt darauf an“. Sieht man in den eigenen Unternehmensprozessen und deren Umsetzung Optimierungspotential und findet dafür einen entsprechenden ERP-Anbieter, dann kann sich die Anschaffung durchaus auch für einen Mittelständler lohnen. Wenn nicht, sollte man trotzdem ein Auge auf ERPs behalten, denn auch diese sind in ständiger Entwicklung. Aktuelle Trends sind vor allem mobile Anwendung, besseres Handling bei wachsenden Datenmengen sowie Cloud-Lösungen.

InEchtZeit wünscht erfolgreiches Optimieren und steht gern mit Rat bei der Konzipierung und Umsetzung einer individuellen Lösung für Ihr Unternehmen zur Seite.