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Veraltete ERP-Software erfolgreich migrieren

Was die erfolgreiche Migration eines ERP-Systems bestimmt

Beim Blick auf die Software-Landschaft des deutschen Mittelstands findet man einen großen Prozentsatz an ERP-Systemen, die älter als zehn Jahre sind. Das ist grundsätzlich kein Problem, wirft aber für den CIO bzw. andere ERP-Verantwortliche der Unternehmen durchaus die Frage nach der Zukunft auf.

Alt oder neu – Analyse des eigenen ERP-Systems

  • Haben sich unsere Anforderungen an das ERP-System im Laufe des letzten Jahrzehnts geändert?
  • Passt unser System noch zu unseren Prozessen?
  • Können moderne Drittsysteme nahtlos angebunden werden?

Nicht selten steht am Ende eines solchen Fragenkataloges die Entscheidung für ein neues ERP-System, da mit einem veralteten System das Herzstück der Business-Softwarelandschaft unter Umständen modernen Anforderungen nicht gerecht wird. Die Administration bzw. Wartung wird zunehmend schwieriger, Support ist ggf. nur noch eingeschränkt verfügbar, Funktions- und Sicherheitsupdates bleiben aus. Auf lange Sicht führen diese Faktoren zu Wettbewerbsnachteilen.

Zwar erkennen die IT-Verantwortlichen diese Problematik, schrecken aber vor einem Umstieg zurück. Gründe hierfür sind vor allem die Komplexität und die Kosten eines solchen Migrationsprojektes, die gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ein Problem sein können. Mit der Kostenfrage neuer Systeme habe wir uns in einem InEchtZeit-Blogartikel bereits befasst.

Verantwortliche sollten sich daher sehr bewusst und intensiv vorbereitet an das Thema ERP-Migration machen, sonst endet die Umstellung schnell in einem Fiasko. Gerade in letzter Zeit haben einige Fälle für Schlagzeilen gesorgt – z. B. Lidl und die missglückte SAP-Einführung 2018.

Wann lohnt ein Wechsel der ERP-Software und wie gelingt er?

Aufgrund von Inkompatibilitäten können Migrationen von Daten und Funktionen misslingen. Dadurch besteht die Gefahr, dass Aufträge nicht pünktlich abgearbeitet oder gar ganze Produktionsstraßen lahmgelegt werden. Schnell resultieren daraus Verzögerungen, die dem Unternehmen im schlimmsten Fall Liquiditätsengpässe bescheren, die letztendlich sogar in der Zahlungsunfähigkeit enden können.

Oft betrachtet man eine ERP-Migration vor allem aus technischer Perspektive und begeht damit eigentlich schon den ersten Fehler. ERP-Umstellungen berühren das Herz eines Unternehmens. Wer hier Anpassungen wünscht, sollte das als Chance nutzen und sämtliche Prozesse auf den Prüfstand stellen. Speziell auch die vor- und nachgelagerten Prozesse und Systeme.

  • Ist die Entscheidung für ein neues ERP-System gefallen, kommt es zunächst vor allem darauf an, das neue System mit Leben zu füllen. Anders gesagt: das neue System ist mit Daten zu befüllen. Nun kann man jedoch nicht einfach die Daten des Altsystems in das neue System kopieren. Stattdessen muss es gelingen, einen sanften Übergang zu schaffen, während altes und neues System im Parallelbetrieb nebeneinander laufen.
  • Migration bedeutet meistens, für einen gewissen Zeitraum, die Koexistenz zweier Systeme. Die Inhalte aus den alten Strukturen müssen für die neuen Bedingungen vorbereitet und angepasst werden. Zunächst sollte sich das Unternehmen die einfache Frage stellen, welche Daten es überhaupt noch benötigt. Hierzu müssen die Firmen entscheiden und definieren, welche Daten als Stamm- und welche als Bewegungsdaten gelten können.
  • Danach ist zu überlegen, welche Dateninhalte in welche Elemente (Felder) des neuen Systems zu überführen sind. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, welche Formate zukünftig benötigt werden und wie diese Daten gegebenenfalls anzureichern beziehungsweise zu transformieren sind. Diese Datenmigration ist aufwendig und erfordert von allen Beteiligten intensive Zusammenarbeit.

Haben auch Sie Bedarf an einer ERP-Migration und möchten im Vorfeld ein sauberes Vorgehen definieren, um keine Überraschungen zu erleben? Wenden Sie sich gerne an die ERP-Spezialisten der InEchtZeit.

kreITiv-Webinar zu ERP-Lösungen für eCommerce

Webinar zu Best Practice ERP-Lösungen für eCommerce Unternehmen

Gemeinsam mit unserem Partner Oracle veranstalteten wir am 21.09.2018 ein Webinar zum Thema „Best Practice ERP-Lösungen für eCommerce Unternehmen“ mit dem Ziel, Interessenten einen Einblick in die Welt von Oracle NetSuite unter den speziellen Aspekten des eCommerce zu geben.

Um die Herausforderungen eines eCommerce Unternehmens im Umfeld des globalen Wachstums zu meistern, ist es wichtig, sich von einzelnen Software-Insel-Lösungen zu trennen und mit einem integrierten System zu arbeiten. Unternehmen aus diesem Bereich müssen sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Um sie bei der Einführung eines ERP-Systems zu unterstützen, hat sich die InEchtZeit als kompetenter Implementierungspartner bereits vor über zwei Jahren positioniert.

Unsere große Stärke auf dem Feld der ERP-Beratung ist, dass unsere Abteilungen der IT-Infrastruktur und Softwareentwicklung das Consulting unterstützen und einrahmen. Das bedeutet für unsere Kunden ein Höchstmaß an IT-Sicherheits- und Schnittstellenkompetenzen. Die Migration für die Neulösung wird hierbei stets professionell begleitet.

Dabei steht die 360-Grad-Kundenperspektive, sowohl bei der InEchtZeit als auch bei NetSuite im Fokus. Diese Einigkeit, in der Betrachtung unserer Kunden, macht NetSuite somit zum idealen Partner bei der Einführung von ERP-Systemen.

Vorteile und Nachteile von CRM-Modulen für ERP-Software

CRM-Modul – das schwarze Schaf der ERP-Landschaft

Wenn Sie einen beliebigen ERP-Berater fragen, ob Sie Geschäftsbereich X in ein ERP-System, das bereits vorhanden ist oder gerade eingeführt wird, integrieren sollen, erhalten Sie meist diese Antwort: „Ja! Je zusammenhängender die Softwarelandschaft in Ihrem Unternehmen ist, desto besser.“ Wie für jede Regel, gibt es dabei die große Ausnahme – Das Modul fürs Customer-Relationship-Management, kurz CRM.

Obwohl eine gute Kundenkommunikation zu den wichtigsten Säulen einer funktionierenden Geschäftstätigkeit gehört, bieten viele ERP-Systeme hier nur eine abgespeckte Lösung in Form von Adressverwaltung und Mailintegration an. Zwar gibt es auch in diesem Bereich stetige Weiterentwicklung, doch im Vergleich zu anderen Geschäftsfeldern hinkt CRM oft hinterher. Warum ist das so?

ERP-Erweiterung oder CRM-Spezialsoftware?

Die Ursache für die scheinbare Vernachlässigung der CRM-Funktionalitäten liegt in deren vergleichsweise langer Geschichte. Bereits in den 80ern wurden Kundeninformationen systematisch gesammelt und zur Verbesserung der Kommunikation ausgewertet. Lösungsansätze und Funktionalitäten in CRM-Systemen sind daher mittlerweile sehr ausgereift und der Markt bietet zahlreiche hochspezialisierte Lösungen an.

Selbst große ERP-Anbieter tun sich dementsprechend schwer, diese hohen Anforderungen zu erfüllen, schließlich sind sie nicht ausschließlich darauf spezialisiert. Dementsprechend hinken die CRM-Module oftmals der spezialisierten Software hinterer. Gerade im B2B-Bereich müssen Lösungen fürs Customer-Relationship-Management extrem leistungsstark und flexibel sein, um auch komplexe Geschäftsprozesse wirksam zu unterstützen.

Dafür sind CRM-Module als Erweiterung bereits bestehender Unternehmenssoftware preiswerter als Einzellösungen, richtig? Kommt darauf an. Zwar ist ihr Einführungspreis meist günstiger, doch langfristig gilt es zu bedenken, was eventuell nicht erfüllte Funktionalitäten oder mangelnde Prozessunterstützung an Folgekosten bringen könnten.

Die richtige Software zur Kundenkommunikation

Heißt die Lösung also, stets auf spezialisierte CRM-Systeme parallel zum ERP-System zu setzen? Nicht unbedingt! Die Antwort auf diese Frage steht und fällt mit Ihren individuellen Anforderungen an die Software.

  • Auch in ERP-Systemen integrierte CRM-Module werden nach und nach immer besser und wenn diese alle Ihre Bedürfnisse im Bereich des Kundenmanagements erfüllen, dann spricht überhaupt nichts gegen die im ERP-System integrierte Lösung.
  • Stellen Sie aber auch die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter sicher. Selbst die auf dem Papier beste Lösung nützt wenig, wenn sie von der Belegschaft abgelehnt und nicht vollständig genutzt wird.
  • Bedenken Sie auch, dass Sie für ein externes System zusätzliche Ressourcen für die Entwicklung einer Schnittstelle aufbringen müssen. Selbst wenn Standardschnittstellen existieren, kommt man um weiteren Anpassungsbedarf selten herum. Auf die Synergieeffekte, insbesondere für Marketing, Service und Vertrieb, möchten Sie in der Regel nicht verzichten – egal ob diese durch ein integriertes oder ein angebundenes CRM-System entstanden sind. Wenn Sie sich für eine Schnittstellenlösung entscheiden, sprechen Sie mit dem jeweiligen Anbieter. Vielleicht gibt es für Ihre CRM/ERP-Kombination schon eine Schnittstelle, die zuverlässig funktioniert und schnell eingesetzt werden kann.

Für alle Fragen rund um die Themen ERP, CRM und weitere Unternehmenssoftware stehen Ihnen unsere Berater jederzeit gern zur Verfügung.

Auch unsere zertifizierten Berater arbeiten nach den PRINCE2 Standards

PRINCE2 – Die fürstliche Projektmanagement-Methode

Moderne Berufe lassen sich, vor allem wenn es um digitale Themen geht, nur sehr schlecht standardisieren. Jeder Kunde hat verschiedene Anforderungen, Prioritäten und finanzielle Möglichkeiten, wodurch auch das abgelieferte Produkt meist variiert. Daher werden Arbeitspakete oftmals als eigenständige Projekte bearbeitet. Doch was genau ist ein Projekt bzw. wie lässt es sich definieren?

Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die mit dem Zweck eingerichtet wurde, ein oder mehrere Produkte in Übereinstimmung mit einem vereinbarten Business Case zu liefern.

Das ist die Definition nach PRINCE2, einer der neben ICB oder PIMBOK weltweit führenden Projektmanagementmethoden, die auch unsere Arbeit bei der kreITiv maßgeblich beeinflusst. Warum nutzen wir diese Methode und was sind ihre Vorteile?

Flexibles Framework für skalierbares Projektmanagement

PRINCE steht für Projects in Controlled Enviroments und ist ein britischer Entwurf aus dem Jahr 1989. Nach einigen Verbesserungen entstand 1996 PRINCE2, das 2009 noch einmal überarbeitet wurde.

Ähnlich wie die Best-Practice-Sammlung ITIL ist PRINCE2 nicht starr. Es ist ein skalierbares Framework, das vom Hersteller zwar oft als Best-Practice-Ansatz beschrieben wird, aber nichtsdestotrotz durch deutliche Prozesse mit definierten Rollen für eine klare Struktur sorgt.

Grundlage sind 7 Grundprinzipien, 7 Themen, 7 Prozesse und die Anpassung an die Projektumgebung. Jedes Projekt ist einmalig, Anpassung bedeutet also, die passende Projektorganisation mit Rollenbesetzung und Dokumentation festzulegen. Schließlich soll der Managementaufwand nicht größer sein, als das Projektergebnis wert ist.

Das führt zu einer enormen Flexibilität und Skalierbarkeit, was diese Methode für Projekte aller Art und jeder Größe attraktiv macht. Ihre wichtigsten Aspekte sind:

  • immer auf den Business Case, die geschäftliche Rechtfertigung des Projekts, ausgerichtet
  • Fokus auf Einteilung in kontrollierbare Phasen
  • produktbasierte Planung
  • Definition des Projektmanagementteams (in der Praxis können einzelne Personen mehrere Rollen einnehmen) und der Organisationsstruktur
  • permanente Aufwands- und Risikobewertung
  • Definition der Kommunikationswege
  • „Management by Exception“ – Verantwortliche/Auftraggeber werden informiert, greifen aber nur in Ausnahmefällen ins Projekt ein

Updates für PRINCE2 – Neues aus dem Königspalast?

Im Jahr 2017 gab es nach 2009 noch einmal eine größere Überarbeitung. Bisher gibt es diese nur für die englische Sprachversion, soll aber 2018 auch für andere Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Entsprechend des Best-Practice-Ansatzes basiert dieses Update zu großen Teilen auf Feedback von Nutzern und wurde bei Einführung mit der Community abgestimmt. Fokus liegt dabei eher auf einer weiteren Verbesserung der Anpassbarkeit, während die grundlegenden Prinzipien beibehalten wurden.

Die große Verbreitung als einer der gängigen Standards im Projektmanagement, die flexible Anwendbarkeit sowie die inhaltliche Nähe zu ITIL machen PRINCE2 zu einem idealen Ansatz gerade für IT-Service-Dienstleister wie die kreITiv. Sollten Sie Interesse an diesem Thema haben, wenden Sie sich gern an uns. Unsere Berater sind PRINCE2-zertifiziert und helfen Ihnen gern weiter.

Verbesserungsprozesse mit ITIL als Best Practices im Service-Management

ITIL – Best Practice im Service-Management

Das Schöne an Fehlern ist: Wenn alles richtig läuft, muss man sie nur einmal machen. Positiv formuliert kann und sollte man von den Erfahrungen und Erkenntnissen seiner Vorgänger lernen – und das überall im Leben. Für den IT-Service-Bereich wurde Ende der 80er Jahre dafür ITIL entworfen, das seit 2007 in seiner dritten Version ITIL V3 existiert, 2011 erneut aktualisiert wurde und nun meistens schlicht als „ITIL“ ohne weiteren Namenszusatz bezeichnet wird.

Die Abkürzung steht für „Information Technology Infrastructure Library“ und soll mehr als eine Sammlung praxiserprobter und bewährter Standardverfahren und weniger als festgeschriebenes Regelwerk verstanden werden. Es ist daher völlig in Ordnung, ITIL im Unternehmen an seine individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten anzupassen, wenn dies zu einer besseren Serviceleistung beiträgt. Ziel ist es, möglichst wirtschaftlich zu arbeiten und dabei hohe Qualitätsstandards einzuhalten.

Ursprünglich war es ein von der Central Computing and Telecommunications Agency (CCTA), einer britischen Behörde, entwickelter Katalog bewährter Best-Practise-Methoden. Mittlerweile existieren fünf Bände, die nach den fünf Kernbereichen von ITIL benannt sind und noch immer sehr allgemeingültige Empfehlungen enthalten.

Kontinuierliche Verbesserungsprozesse mit ITIL

Strategie, Design, Überführung, Betrieb und Verbesserung im ITIL-KreislaufZentraler Ansatzpunkt des Konzeptes ist dementsprechend die kontinuierliche Verbesserung der geleisteten Servicequalität, wie im Bild rechts, dem ITIL Service Lifecycle, ersichtlich wird. Die weiteren Bausteine sind:

  • Service-Strategie bezeichnet die Definition des Service aus Geschäftsperspektive, inklusive finanzieller Aspekte.
  • Service-Design bezeichnet die Entwicklung der Servicearchitektur aus operativer Perspektive. Es überträgt die Servicestrategie in eine konkrete Serviceleistung und definiert die dazu notwendigen Prozesse und Spezifikationen.
  • Service-Überführung bezeichnet die konkrete Umsetzung des Designs. Es beinhaltet daher neben dem Änderungsmanagement die Freigabe, Prüfung, das Testing und letztlich die Abnahme des Service. Da ITIL von kontinuierlicher Verbesserung ausgeht, findet diese Phase regelmäßig und nicht nur zur Einführung des Service statt.
  • Service-Betrieb bezeichnet die operative Tätigkeit, also die eigentliche Leistungserbringung.

Die Grundstruktur folgt dabei dem Deming Cycle, der auch aus dem Qualitätsmanagement bekannt ist und nach dem Muster „Plan – Do – Check – Act“ auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist.

ITIL Zertifizierung für IT-Unternehmen

Mittlerweile hat sich ITIL zum De-Facto-Standard im IT-Service-Management entwickelt und wird in viele weitere Modelle (z. B. ISO 20000 und das Microsoft Operations Framework) einbezogen. Das lag zum einen am zunehmenden Qualitätsbewusstsein der Servicemanager und zum anderen am Bedarf einer gemeinsamen Terminologie in diesem Bereich. Der Erfolg rührt auch daher, dass für die Nutzung die Unternehmensgröße und -struktur nicht zwangsläufig eine Rolle spielen. Theoretisch kann der kleine IT-Dienstleister es genauso gut nutzen und davon profitieren, wie der weltweit agierende Großkonzern.

Auch unsere IT-Infrastruktur-Abteilung orientiert sich an diesen Grundsätzen. Haben Sie Fragen rund ums Thema ITIL? Unsere Berater sind ITIL-zertifiziert und helfen Ihnen gern weiter.

Lizenzkauf oder Miete - Eine Beispielrechnung für Unternehmen

Microsoft Office Lizenzen kaufen oder mieten – ein Bewertungsbeispiel

Wenn der externe IT-Dienstleister Ihrer Firma bei einer anstehenden Umstellung auf eine aktuelle Version von Microsoft Office nahelegt, Lizenzen zu kaufen ohne auf Alternativen hinzuweisen, sollten Sie dies kritisch hinterfragen. Denn neben dem herkömmlichen Lizenzkauf ist auch das Mieten von Office-Produkten möglich.

Dabei ist eine Bewertung der einzelnen Möglichkeiten natürlich nur anhand der konkreten Anforderungen und Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens möglich. Die jeweils aktuellen Lizenzpreise als Bewertungskriterium sind nicht konstant, können die Entscheidung jedoch wesentlich beeinflussen. Anhand des fiktiven Unternehmens Sauber & Fair möchten wir Ihnen zeigen, wie die einzelnen Möglichkeiten zur Nutzung von Office-Produkten im Vergleich ausfallen.

Sauber & Fair Wohnungsverwaltung – Kennzahlen und Projektziele

  • Kennzahlen
  • 40 Mitarbeiter mit Büroarbeitsplatz, davon 20 mit Microsoft Publisher

  • Exchange Server 2013 für E-Mails auf einem gemieteten Server

  • Microsoft Office 2010 seit 6 Jahren im Einsatz

  • Projektziele
  • Zügige Umstellung von Microsoft Office 2010 auf eine aktuelle Version ohne Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts

  • Rechtssichere Archivierung von E-Mails aller geschäftlichen E-Mails

Das Thema Lizenzierung von Microsoft-Produkten würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Für besonders Interessierte empfehlen wir die Microsoft Support Seiten, welche das Thema Lizenzierung im Detail beschreiben.

Nach Betrachtung der Ausgangslage und Projektziele der Firma Sauber & Fair können folgende Varianten für die Nutzung von Office-Produkten in Betracht gezogen werden:

  • Kauf von Office 2016 und Miete Exchange Onlinepläne
  • 20 x Microsoft Office 2016 Home & Business
  • 20 x Microsoft Office 2016 Standard
  • 40 x Exchange Online Plan 1
  • 40 x E-Mail-Archivierung für Exchange
  • Miete von Office365 und Miete Exchange Onlinepläne
  • 20 x Office365 Business Premium
  • 20 x Office365 Enterprise E3
  • 20 x E-Mail-Archivierung für Exchange

Lizenzkauf oder Miete – Die Beispielrechnung im Detail

Für das Beispielunternehmen würde die Lizenzierung nach Volumenlizenzvertrag sinnvoll sein. Weiterhin nehmen wir an, dass das Unternehmen die Möglichkeit der Funktionserweiterung bzw. des Upgrades zur angekündigten neuen Version Office 2019 nutzen möchte. Das ist nur für Kauflizenzen Office 2016 Standard mit der sogenannten Software Assurance für 2 Jahre möglich.

Für den folgenden Vergleich haben wir die aktuellen Preise von Software-Express zugrunde gelegt.

Variante A: Office kaufen und Exchange mieten

Office kaufen und Exchange mieten - Eine Beispielrechnung

Variante B: Office 365 mieten

Office 365 mieten - Eine Beispielrechnung

Gegenüberstellung Variante A und B

Office365 mieten oder kaufen - Eine preisliche Gegenüberstellung

Fazit – Die Wahl der Office Lizenzen im Fallbeispiel

Für Sauber & Fair ist die Variante Office365 mieten sowohl kurzfristig als auch für einen Zeitraum von 7 Jahren die günstigste Variante. Je nach Preissituation kann das Ergebnis auch anders ausfallen. Wenn man jedoch die Lizenzierungsbedingungen sowie den Anstieg der Bedürfnisse innerhalb des Zeitraumes mit betrachtet, überwiegen die Vorteile von Office365:

  • Flexibilität hinsichtlich der Lizenzen
  • Wesentlich größerer Funktionsumfang (zusätzlich Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for Business, Microsoft Teams und Yammer enthalten | installierte Office-Apps auf den mobilen Geräten haben mehr Funktionen)
  • Office ermöglicht die Arbeit auf jedem internetfähigen Endgerät
  • Dauerhafter Zugang zur aktuellsten Softwareversion von Office
  • Je Benutzer können die Desktopanwendungen auf bis zu 5 Geräten installiert werden
  • Je Plan 1 Terrabyte OneDrive-Cloudspeicher
  • Support

Dabei sollte beachtet werden, dass bei einer Terminalserver Lösung, also einer alternativen Nutzung von Office auf dem Desktop und auf dem Terminalserver, bei der Variante Kauf für jeden Benutzer eine zusätzliche Lizenz erworben werden muss.

Das Thema der Office Lizenzen ist komplex und vielfältig. Sollten Sie Fragen rund um das Thema Office haben, berät Sie die InEchtZeit als Silver Partner von Microsoft gern zu einer maßgeschneiderten Lösung für Ihr Unternehmen.

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ERP-Software lohnt sich auch für den Mittelstand, wir erläutern die Hintergründe

Köpfe, Kohle, Kompetenz – Warum der ERP-Einsatz im Mittelstand schwächelt

Der Ansatz, Geschäftsbereiche zu verknüpfen, bereichsübergreifende Prozesse zu definieren und das Ganze mit einer individuell angepassten Software zusammenzufügen – kurz: Industrie 4.0 – wird die Unternehmen und speziell auch den Mittelstand künftig immer stärker prägen.

Genau an dieser Stelle kommen aktuelle und leistungsstarke ERP-Systeme zum Zuge. Im InEchtZeit-Blog haben wir beschrieben, wie bereits eine Mehrzahl der großen Unternehmen ab 250 Mitarbeitern irgendeine Art von ERP-System nutzen. Bei KMU, also dem Mittelstand, dagegen verläuft die Entwicklung bislang schleppend. Für Kleinunternehmer mangelt es natürlich oft an der Notwendigkeit, denn ohne langwierige und bereichsübergreifende Prozesse gibt es wenig Nachfrage nach einer digitalen Unterstützung.

In der Tat gäbe es bei vielen Mittelständlern jedoch diesen Bedarf und trotzdem lahmt die Digitalisierung an der Stelle. Woran liegt das?

Kleine Unternehmen – wenige Mittel große ERP-Projekte

 

ERP-Einführung bindet Ressourcen

Ein großes Problem für den Mittelstand ist der beträchtliche Eingriff, den eine ERP-Einführung mit sich bringt. Im Gegensatz zur Implementierung kleinerer, spezialisierter Software erfordern ERP-Systeme ein umfangreiches Einführungsprojekt mit Anforderungsanalyse, langwieriger Planung und notwendigen Übergangsphasen. In dieser Zeit sinkt logischerweise die normale Unternehmensperformance, denn Ressourcen müssen in ein Projekt investiert werden, das sich erst langfristig rentieren kann. Auch bei guter Planung sind Unsicherheiten nicht zu vermeiden und viele Mittelständler haben Ängste, ihren operativen Betrieb länger als nötig zu gefährden.

Personelle Möglichkeiten im Mittelstand

Ein weiterer Punkt sind die geringeren Personalkapazitäten von KMU. Diese stellen einerseits einen zusätzlichen Risikofaktor dar – unerwartete Krankheitsfälle von Schlüsselpersonen können beispielsweise sofort projektgefährdend sein – andererseits erschweren sie den Wissensaufbau. Mit der ERP-Einführung ist ein Wissenstransfer zu den Mitarbeitern verbunden, der auf möglichst viele Schultern verteilt werden sollte, um auch bei Personalabgängen kein Wissen über strukturelle Prozesse zu verlieren.

Hersteller von ERP-Systemen

Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist außerdem die Anbieterseite. Zwar gibt es grundsätzlich extrem viele Anbieter auf dem Markt, aber nicht alle erfüllen die Anforderungen, die im deutschen Mittelstand benötigt werden oder sie sind für einen solchen Unternehmer schlichtweg nicht bezahlbar. Hier gilt es, die vorhandenen ERP-Systeme weiterzuentwickeln und mit den Anforderungen des Marktes abzugleichen, denn auch abseits der Großkonzerne lassen sich für ERP-Hersteller ertragreiche Nischen finden. Ohne externe Unterstützung ist die adäquate Auswahl des richtigen Produktes auf dem stark bevölkerten Markt momentan aber sehr schwierig.

Zwar gibt es Initiativen, wie das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, die Informationen und Unterstützung anbieten, doch deren Existenz ist nicht jedem Mittelständler bekannt und auch mit Hilfe externer Partner muss eine grundlegende Bereitschaft auf Seiten der Unternehmer bestehen, die eigenen IT-Prozesse zu modernisieren.

Mit InEchtZeit in die digitale Zukunft

Als Unternehmen aus dem Mittelstand sollten Sie bei grundlegendem Interesse auf jeden Fall die Entwicklungen auf dem ERP-Markt im Auge behalten, Erfahrungsberichte einholen und sich vor einer Einführung beraten lassen. Das kann sowohl die Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse an sich als auch die Möglichkeit zu deren Integration und Digitalisierung betreffen.

Bei diesen Aufgaben stehen Ihnen unsere ERP-Experten gern zur Seite – ob es um Prozessoptimierung, Anforderungsanalyse oder Betreuung des Einführungsprojektes geht und auch bei der Auswahl des richtigen Anbieters können wir Sie gern beraten. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Agiles Projektmanagement im Vergleich zu klassischen Ansätzen

Agiles Projektmanagement für ERP-Systeme – Wie geht das?

Wissen Sie, wie die Einführung eines neuen ERP-Systems in Unternehmen normalerweise abläuft? Wir skizzieren den Ablauf für ein agiles Projektmanagement im ERP-Bereich von der Konzeption bis zur Implementierung am Beispiel der fiktiven Schneidereit & Söhne GmbH.

 

Die klassische ERP-Einführung im Fallbeispiel

Die für das Einführungsprojekt zuständigen Schneidereit-Mitarbeiter füllen Seiten über Seiten von Standardvorlagen mit möglichst klar formulierten Anforderungen, die den gewünschten Funktionsumfang des Systems abschließend beschreiben sollen. Diese werden in ein Pflichtenheft gegossen, das vom Auftraggeber und dem Beratungsunternehmen akzeptiert und vertraglich abgesichert wird. Danach wird Phase für Phase des Projektplans abgearbeitet bis das Pflichtenheft in allen Punkten zu ausreichender Zufriedenheit erfüllt wurde.

Immerhin 1/3 der Unternehmen können so glücklich in eine effizientere Zukunft starten. 2/3 aller Firmen begegnen auf diesem Weg jedoch Stolpersteine: Das Projekt verzögert sich, die Kosten explodieren, Krisensitzungen werden anberaumt und im schlimmsten Fall wird das Projekt abgebrochen. Dann können Auftraggeber und -nehmer nur noch hoffen, dass der Vertrag gut genug ausgearbeitet war und niemand finanziell ruiniert wird.

Vielen projektgefährdenden Hürden könnte man mit einem agileren Projektmanagement Herr werden. Was genau darunter zu verstehen ist, erfahren Sie in unserem Artikel zu den Grundlagen agiler Softwareentwicklung. Im Grunde handelt es sich um einen Überbegriff für Ansätze, die Projekte in kleinen Teams Output-orientiert steuern. Der weitere Projektablauf geschieht in Sprints“ und wird phasenweise je nach Fortschritt geplant.

Das ermöglicht ein deutlich flexibleres Projektvorgehen, setzt aber auch gegenseitiges Vertrauen voraus. Während sich agiles Projektmanagement in der Softwareentwicklung längst durchgesetzt hat, werden ERP-Projekte oftmals noch immer nach dem etwas angestaubt wirkenden Wasserfallmodell, einem linearen Phasenmodell, durchgeführt. Trauen sich Projektmanager einfach nicht an innovative Ansätze heran oder gibt es gute Gründe dafür?

Agile ERP-Projekte, wie geht das denn?

Ein agilerer Ansatz für die komplexere Einführung von Unternehmenssoftware könnte nach unserem Fallbeispiel folgendermaßen aussehen.

 

Agiles Projektmanagement im Modell

Statt per Pflichtenheft den Leistungsumfang zu definieren, legt Schneidereit & Söhne ein bestimmtes Zeitfenster und Geldbudget fest. In regelmäßigen Abstimmungsmeetings wird der Fortschritt des Projektes analysiert und gemeinsam das weitere Vorgehen beschlossen. Bei knappen Ressourcen ist es unwahrscheinlich, dass jede Anforderung bis ins letzte Detail erfüllt werden kann. Das macht es notwendig, gemeinsam Prioritäten für jede Anforderung festzulegen, wobei höher priorisierte Bestandteile zuerst realisiert werden.

Sind Zeit und/oder Geld aufgebraucht, wird das Projekt (in der Regel) beendet. Doch dann sind die wichtigsten Anforderungen bereits realisiert worden. Nun kann beraten werden, ob sich weiterer Aufwand lohnt, um die verbleibenden „unwichtigen“ Anforderungen noch nachzuliefern. Damit wird der Situation vorgebeugt, dass immer weitere Gimmicks ins ERP-System integriert werden sollen und den Projektrahmen aufblähen.

Durch den oftmals modularen Aufbau von Unternehmenssoftware ist dieser Ansatz prinzipiell gut umsetzbar. Er fördert die Kommunikation der Projektbeteiligten und zwingt das einführende Unternehmen, genauer zu reflektieren, zu welchem Zweck ein ERP-System eigentlich eingeführt werden soll und welchen objektiven Wert einzelne Systembestandteile bieten.

Durch dieses schrittweise Vorgehen, wird der inhaltliche und ökonomische Zweck des nächsten Leistungspaketes regelmäßig hinterfragt, was der steigenden Komplexität der einzuführenden Systeme gerechter wird. Warum wird also nicht immer so vorgegangen?

Woran agile Ansätze scheitern können

Im Gegensatz zum typischen Projekt in der Softwareentwicklung ist der Kunde in eine ERP-Einführung wesentlich stärker eingebunden. Das vereinfacht zwar viele Dinge, etwa bei der Anforderungserhebung, heißt aber auch, dass der Einführungsdienstleister bei der Wahl seines Projektplanungsansatzes stärker auf den Kunden Rücksicht nehmen muss.

  • Lassen die individuellen Gegebenheiten überhaupt einen flexibleren Ansatz zu?
  • Wie verhandelbar sind Preise, Termine oder Anforderungen während des Projektverlaufs?
  • Hat das einführende Unternehmen das nötige Vertrauen, auf die agilen Ansätze einzugehen?

Agile Managementansätze wie Scrum oder Kanban setzen kleine, selbststeuernde Teams voraus. Diese Autonomie erhöht in der Regel die Zufriedenheit der Mitarbeiter, verlangt vom Projektmanagement aber Vertrauen ins Team und die Projektpartner sowie gute Kenntnisse über deren Fähigkeiten. Diese Gegebenheiten bietet allerdings nicht jedes Einführungsprojekt.

Die kundenseitige Bereitschaft zu agilem Projektmanagement kann man nicht immer voraussetzen, auch wenn sich neue Denkansätze schnell per PowerPoint vermitteln lassen. Ebenso kann niemand zu dem sehr hohen Kommunikationsbedarf gezwungen werden. Trotz vieler Vorteile kann es also sein, dass die Umstände eine agile Projektdurchführung nicht zulassen oder die Beteiligten den damit verbundenen Kontrollverlust nicht wünschen, wodurch auf klassische Ansätze zurückgegriffen werden muss.

Klassische oder agile Methoden im Projektmanagement?

Wie entkommt man nun dieser Falle? Die Wahrheit liegt wie so oft in der Mitte. Ein guter Projektmanager sollte auch agile Managementansätze anwenden können. In der Praxis muss im Einzelfall entschieden werden, wo klassisches Vorgehen notwendig ist und projektstabilisierend wirkt und wo durch flexibleres Vorgehen das Projekt effektiv unterstützt werden kann.

Der wichtigste Ansatz ist, sich immer am Kundennutzen zu orientieren, denn der wichtigste Indikator für den Projekterfolg ist letztendlich die erzeugte Wertschöpfung sowie die Zufriedenheit des einführenden Unternehmens mit dem fertiggestellten System. Wir von InEchtZeit unterstützen Sie gern bei der Planung und Durchführung Ihres eigenen Einführungsprojektes – welcher Managementansatz auch der Beste ist.

Mobile ERP-Software und -Apps für den flexiblen Einsatz in Unternehmen

Mobile ERP-Systeme – Die Datenbank in der Hosentasche

Wie bereits im Blogartikel über digitalisierte Organisationsstrukturen dargestellt, sind ERP-Systeme das digitale Herzstück eines Unternehmens. Die Ursache: Sie ermöglichen den Echtzeitzugriff auf eine breite, konsistente Datenbasis.

Doch was ist mit Unternehmen, deren Geschäftsmodell regelmäßigen Außendienst erfordert? In einer Studie der Trovarit AG aus dem Jahre 2014 gaben immerhin 30% der ca. 2.400 teilnehmenden ERP-Anwender an, auch mobile Anwendungen zu benötigen. Gleichzeitig waren sie mit der Realisierung dieses Punktes am unzufriedensten.

Mobiles Arbeiten ist grundsätzlich nichts Neues und mittlerweile haben auch die meisten ERP-Entwickler mobile Anwendungen entwickelt, mit denen auch unterwegs auf Daten aus dem zentralen System zugegriffen werden kann. Diese existieren sowohl als native als auch Web-Apps – mit allen bekannten Vor- und Nachteilen. Momentan kann ein Smartphone oder Tablet nicht alle ERP-Funktionalitäten vollumfänglich erfüllen, doch einfache Abfragen, etwa von Kundendaten des angeschlossenen CRM-Systems, Produktinformationen oder die Auswertung und grafische Darstellung von Kennzahlen können über Apps, die mit dem zentralen System verbunden sind, realisiert werden. Wie ist der aktuelle Stand im Jahr 2018?

ERP als App – Wofür brauche ich das?

Die mobile Datennutzung kann eine Menge Vorteile mit sich bringen. Nachfolgend einige Geschäftsbereiche, in denen der Mehrwert, aber auch die Gefahren angeschlossener Apps deutlich werden:

 

Vor allem für den Vertrieb bietet sich ein mobiler ERP-Zugriff an. So können ohne Verzögerung Aufträge ausgelöst, Kundeninformationen abgerufen, Arbeitszeit unterwegs erfasst oder Reisekosten abgerechnet werden.

Das spart Zeit und Papier und ermöglicht es dem Vertriebler, autonom und ohne Rücksprache mit der Zentrale zu agieren. Diese größere Autonomie kann zwar die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, allerdings besteht auch die Gefahr, dass die interne Kommunikation leidet und Informationen, die früher „nebenbei“ z. B. am Telefon oder im direkten Kontakt mitkommuniziert wurden, verloren gehen.

Gefahren der mobilen ERP-Nutzung

Nicht erst seit kurzem ist ein branchenübergreifender Trend zum Cloud Computing zu beobachten. Das gilt sowohl allgemein im Software-Bereich als auch für ERP-Systeme im Speziellen und macht es als technologische Grundlage deutlich einfacher, von mobilen Geräten Zugriff zu erhalten.

  • Die Entwicklung mobiler ERP-Anwendungen ist oft ein schwieriger Spagat: Zum einen soll der Funktionsumfang möglichst groß sein, zum anderen sind gerade auf mobilen Geräten Speicherplatz und Usability einer App wichtige Themen.

    Momentan befinden wir uns in einer Übergangsphase, denn obwohl die technischen Gegebenheiten eine weiterreichende mobile Nutzung ermöglichen würden, werden neue Anwendungen nur langsam integriert. Das liegt vor allem an der relativ langen Lebensdauer von ERP-Systemen, denn diese sind in der Regel für mehrere Jahre in Betrieb. Oft lohnt es sich nicht mehr, Schnittstellen für veraltete Systeme zu entwickeln oder ist deutlich aufwendiger.

  • Das wohl größte Thema bei mobiler Datennutzung ist das Thema Datensicherheit, denn eine Datenübertragung ist immer auch ein potenzieller Angriffspunkt. Datentransfers zwischen mobilen Endgeräten und einer zentralen Datenbank sollten deshalb immer unbedingt verschlüsselt werden.

    Auf das lokale Speichern von Daten sollte grundsätzlich verzichtet werden, denn mobile Geräte können leicht verloren gehen oder gestohlen werden. In einem solchen Fall gehen sensible Informationen verloren und gelangen in falsche Hände. Alternativ können sogenannte Mobile-Device-Managementlösungen die Sicherheit zusätzlich erhöhen. Diese verfügen über eine PIN-gesteuerte Zugriffsbeschränkung und können im Falle eines Diebstahls Daten per Fernzugriff löschen.

Ein mobiles ERP für mein Unternehmen: Ja? Nein? Vielleicht?

Oftmals ist die Anschaffung einer mobilen ERP-App eine Kosten/Nutzen-Abwägung. Ob sich Apps mit ERP-Anbindung lohnen oder nur nette Spielerei sind, ist auch sehr stark von der Art des Unternehmens abhängig. Deutliche Mehrwerte erkennen wir vor allem für Geschäftsbereiche mit sehr starkem Fokus auf Vertriebsaktivitäten beziehungsweise Außendienst allgemein.

Der Markt ist in diesem Bereich momentan sehr stark in Bewegung, was Prognosen schwierig macht. Zu der ohnehin großen Anzahl an ERP-Anbietern kommt nun ein breites Angebot mobiler Anwendungen, deren Funktionalität sehr divers ist. Haben Sie bereits ein ERP-System im Einsatz, ist es meist sinnvoll, Produkte desselben Herstellers zu verwenden, da sonst eine unfunktionale und unübersichtliche Anzahl von Insellösungen entstehen kann – ein Problem, das eigentlich durch ERP-Einsatz verhindert werden soll.

Übereilen Sie nicht den Einstieg in die mobile ERP-Nutzung, sondern entwickeln Sie zunächst eine umfassende Mobility-Strategie. Wenn Sie weitere Informationen zu mobiler Unternehmenssoftware und ihrer Einführung benötigen, helfen Ihnen unsere Experten gern weiter.

Wie genau lösen ERP-Systeme man Prozessdenken in Unternehmen aus?

„Sorry, nicht meine Abteilung“ – Wie ERP-Systeme das Prozessdenken fördern

Das Denken in ganzheitlichen Prozessen ist ein Ansatz, der wirtschaftliche Organisationsstrukturen von Grund auf erneuert hat. Damit können Arbeitsschritte in logische Organisationseinheiten eingeteilt, wertschöpfende Kernprozesse identifiziert und vorhandene Abläufe optimiert werden. Kein Wunder, dass immer mehr Firmen auf prozessorientierte Ansätze setzen.

Doch auch wenn diese Erkenntnis in den Chefetagen schon längst angekommen ist – wie erzieht man seine Mitarbeiter zum ganzheitlichen Denken? Gut funktionierende Abläufe können eine Menge bewirken, doch letztlich funktioniert Prozessorganisation nur dann, wenn das Konzept nicht abstrakt bleibt, sondern die Mitarbeiter auch auf einer persönlichen Ebene bei ihrer alltäglichen Arbeit erreicht. Dazu kann man sie aber schlecht zwingen. Was also tun?

An diesem Punkt sollte man den Einfluss der eigenen technischen Infrastruktur nicht unterschätzen. Die richtigen Tools, insbesondere natürlich ERP-Systeme, können bei der Einführung von Prozessdenken ein wertvoller Unterstützer sein. Wir möchten ein paar Denkanstöße geben, wie die richtige Unternehmenssoftware nicht nur die Prozesse, sondern auch deren Akzeptanz positiv beeinflussen kann.

Unterstützung von Unternehmensprozessen durch ERP-Software

 

  • Feinmechanik statt Abrissbirne

    Das ERP-System zwingt Sie, jeden Prozess genau zu definieren und den internen Arbeitsablauf an genau diesem zu orientieren. Ohne eine vollständige Prozessbeschreibung kann das Unternehmen auch nicht in der Software abgebildet werden. Das ist zwar extrem aufwändig, macht den Übergang zu einem prozessorientierten Denkansatz aber deutlich leichter und senkt die Fehleranfälligkeit. Beim Mitarbeiter entsteht im Idealfall ein besseres Verständnis für die Unternehmensabläufe, vor allem wenn er in die Prozessdefinition eingebunden ist.

  • Brandschutz statt Feuerlöscher

    Eine Restrukturierung in Form von Prozessen bietet die Möglichkeit, Probleme und Fehler von vornherein zu vermeiden, anstatt im Nachhinein nur auf Probleme zu reagieren. So kann sich das Management wieder um die Planung und strategische Entscheidungen kümmern und muss nicht mehr auf alle Ereignisse im alltäglichen Betrieb reagieren. Die Notwendigkeit für improvisierte Lösungen und der damit verbundene Frust werden verringert.

  • Aktenschrank statt Wühlkiste

    Insbesondere wenn ein Unternehmen den Großteil seiner Tätigkeiten digital durchführt, wird ohne eine einheitliche IT-Unterstützung schnell eine große Anzahl verschiedenster Softwarelösungen benötigt. Das verkompliziert Prozesse, lässt eine unübersichtliche Systemlandschaft entstehen und erzeugt Kosten durch Lizenzgebühren. ERP-Systeme bündeln und verschlanken diese. Zurück bleiben Schnittstellen zu weiterhin notwendigen Drittsystemen, die zentral gepflegt werden können. Die Quintessenz ist: Bessere Prozesse erhöhen die Akzeptanz von Prozessdenken.

  • Gläsernes Unternehmen statt gläserner Mitarbeiter

    Durch eine gute IT-Infrastruktur werden Abteilungsgrenzen aufgeweicht. Mitarbeiter sehen durch die übergreifende Prozessstruktur über den eigenen Tellerrand und die eigenen Abteilungsgrenzen hinaus. Dadurch können sie ihren Beitrag an der Gesamtleistung des Unternehmens wahrnehmen und sind nicht mehr nur ein anonymer Teil des Ganzen, wodurch eine stärkere Vertrauensbasis aufgebaut wird. Eine Kultur des Misstrauens, in der nur noch die nötigsten Informationen weitergegeben und persönliche Datensammlungen angelegt werden, schadet langfristig dem Unternehmen.

    ERP-Systeme sind hier natürlich nur ein Baustein, aber sie können helfen, Entscheidungen transparenter und damit nachvollziehbarer zu machen. Dazu ist es natürlich notwendig, dass Mitarbeiter einer Abteilung auch alle Zugriff auf die gleiche Datenbasis haben.

  • Kommunikation statt Datenübertragung

    Zunächst einmal werden Informationen durch die Unternehmenssoftware intern einfach und schnell weitergeleitet. Das ist für den reibungslosen Ablauf einer durchgehenden Prozesskette sehr zu begrüßen, die persönliche Kommunikation bleibt dabei aber oft auf der Strecke. Doch das muss nicht so sein:

    Bereits die ERP-Einführung erfordert einen erheblichen Kommunikationsaufwand. Statt auf langen E-Mail-Verkehr zu setzen, kommt man um Kollaboration der verschiedenen Abteilungsleiter und Gespräche mit Mitarbeitern auf allen Ebenen in dieser Phase nicht herum. Außerdem bietet das System einen Anlass, die interne Kommunikation neu zu strukturieren und sogar zu verbessern.

    Beim Thema Kommunikation können die Auswirkungen eines ERP-Systems also sehr unterschiedlich sein. Im Sinne des abteilungsübergreifenden Denkens sollte immer darauf geachtet werden, dass persönlicher Kontakt im Arbeitsalltag nicht durch das Senden von Datensätzen ersetzt wird.

ERP-Beratung von InEchtZeit – Analyse, Einführung, Schulung

Ein ERP-System ist sicher kein Allheilmittel für jedes marode Unternehmen, aber es ist in jedem Fall viel mehr als nur die Inbetriebnahme einer neuen Software. Betrachten Sie eine ERP-Einführung als unternehmerische Chance und nutzen Sie die Gelegenheit, um prozessorientiertes Denken zu fördern. Das erhöht oftmals nicht nur die Unternehmensperformance an sich, sondern kann wie oben beschrieben auch ein wichtiger Faktor für die Mitarbeitermotivation sein.

Wenn Sie sich weiter über die Möglichkeiten von Unternehmenssoftware und speziell die ERP-Systeme informieren möchten, dann kontaktieren Sie uns gern.